Zertifizierungsbedingungen

I. ALLGEMEINE ZERTIFIZIERUNGSBEDINGUNGEN

1. Allgemeine Regelungen
1.1 Der Auftraggeber ist verpflichtet, der DIM Cert GmbH alle für den zu zertifizierenden Standard erforderlichen Informationen bereit zustellen. Dies kann durch das ausgefüllte Formular "Anmelde-und Fragebogen" erfolgen.
 

1.2 Der Auftraggeber stellt vor dem Audit der Zertifizierungsstelle alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung. Dies können insbesondere sein:

• Handbuch
• Systemverzeichnis (Verzeichnis der Management System Dokumentation des Unternehmens)
• Zuständigkeitsmatrix / Organigramm
• Darstellung der Prozesse und Prozessbeziehungen - Liste der gelenkten Vorgabedokumente
• Liste der behördlichen und gesetzlichen Anforderungen
• Sonstige Dokumente, die im Angebot erwähnt werden

1.3 Der Auftraggeber und die DIM Cert GmbH können ein Voraudit vereinbaren, über dessen Umfang einvernehmlich abgestimmt werden kann.

1.4 Beim Audit vor Ort wird die Wirksamkeit des eingeführten Managementsystems überprüft. Das Unternehmen weist beim Audit die praktische Anwendung seiner dokumentierten Verfahren nach. Nicht erfüllte Standards oder nicht erfüllte Normenforderungen werden in Abweichungsberichten dokumentiert, für die das Unternehmen Korrekturmaßnahmen vorsehen muss..
 

1.5 Nach Beendigung des Audits wird der Auftraggeber in einem Abschlussgespräch über das Auditergebnis unterrichtet. Das Ergebnis wird später in einem Auditbericht dokumentiert. Abweichungen werden dokumentiert und können soweit dies aufgrund der Ergebnisse notwendig ist, zu einem Nachaudit (d.h. eine erneute Überprüfung vor Ort) oder zur Einreichung neuer Unterlagen führen.
Über den Umfang des Nachaudits entscheidet der Auditleiter. Beim Nachaudit werden ausschließlich die von der Abweichung betroffenen Standard- oder Normenforderungen auditiert.
 

1.6 Das/die Zertifikate wird/werden von der DIM Cert GmbH nach positiver Prüfung der Dokumentation des Zertifizierungsverfahrens erteilt. Die Zertifikate werden dem Auftraggeber zugestellt. Das Zertifikat wird nur erteilt, wenn alle Abweichungen behoben sind. Das Zertifikat wird für den festgelegten Zeitraum ausgestellt.
 

1.7 Zur Aufrechterhaltung der Gültigkeit des Zertifikates sind in Abhängigkeit vom jeweiligen Standard, bzw. der jeweiligen Norm Überwachungsaudits vor Ort durchzuführen. Wenn das Überwachungsverfahren nicht inkl. einer positiven Entscheidung zum Fortbestand durch die Zertifizierungsstelle abgeschlossen ist, verliert das Zertifikat seine Gültigkeit. Alle ausgestellten Zertifikatsexemplare müssen in diesem Fall an die Zertifizierungsstelle zurückgeschickt werden.
 

1.8 Beim Überwachungsaudit werden mindestens die wesentlichen Standard- bzw. Normforderungen geprüft. Außerdem wird die ordnungsgemäße Nutzung des Zertifikates sowie Beanstandungen bezüglich des Managementsystems als auch die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen zu den Abweichungen aus den vorherigen Audits bewertet. Nach jedem Überwachungsaudit erhält der Auftraggeber einen Bericht.
 

1.9 Bei Überwachungs- und Wiederholungsaudits oder zu einem eigens angesetzten Termin sind Erweiterungen des geographischen (z.B. zusätzliche Niederlassungen) und fachlichen (z.B. zusätzliche Produkte) Geltungsbereichs sowie Ergänzungen von Normnachweisen möglich. Der Aufwand richtet sich nach dem Erweiterungsumfang, der vor dem Audit vom Unternehmen eindeutig zu definieren ist.
 

1.10 Sollten sich im Laufe der Vertragslaufzeit Änderungen bei den Verfahrensvoraussetzungen (z.B. Unternehmensdaten, Akkreditierungsanforderungen) ergeben, so sind diese Änderungen entsprechend in den Verfahren zu berücksichtigen und der Vertragspartner ist umgehend zu informieren. Dies gilt auch für daraus ggf. resultierende notwendige Änderungen des Zertifizierungsaufwands.
 

1.11 Integrierte Managementsysteme verschiedener Standards und Nachweisforderungen können in einem kombinierten Verfahren auditiert bzw. zertifiziert werden. Entsprechend der beteiligten Nachweisforderungen werden diese individuell angeboten.
 

1.12 Kosten, die durch Mehraufwand aufgrund eines außerplanmäßigen Audits oder Nachaudits sowie der Verifizierung von Korrekturmaßnahmen zur Behebung von Abweichungen aus dem vorangegangenen Audit entstehen, sind vom Auftraggeber zu tragen und werden diesem nach Aufwand in Rechnung gestellt. Dies gilt auch für Kosten, die durch ein kurzfristig angekündigtes außerordentliches Audit gemäß Ziffer 1.4 der Besonderen Zertifizierungsbedingungen entstehen.

2. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
2.1 Der Auftraggeber stellt der DIM Cert GmbH rechtzeitig vor dem Zertifizierungsaudit alle notwendigen Unterlagen kostenlos zur Verfügung.

2.2 Der Auftraggeber gewährt dem von der DIM Cert GmbH gestellten Auditorenteam bzw. dem Auditor beim Audit Einsicht in die vom Geltungsbereich betroffenen Aufzeichnungen und gewährt ihnen bzw. ihm Zugang zu den betroffenen Organisationseinheiten.

2.3 Der Auftraggeber benennt einen oder mehrere Auditbeauftragte, die den Auditor der DIM Cert GmbH bei der Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen unterstützen und als Kontaktperson zum Auftraggeber dienen.

2.4 Der Auftraggeber ist nach der Erteilung eines Zertifikates verpflichtet, der DIM Cert GmbH während der Vertragslaufzeit sämtliche Änderungen mitzuteilen, die wesentlichen Einfluss auf das Managementsystem oder das zertifizierte Produkt haben, insbesondere:

• - Änderungen des zertifizierten Managementsystems.
• - Änderungen, die das Design oder die Spezifikation des zertifizierten Produktes betreffen.
• - Änderungen der Unternehmensstruktur und der Organisation.

2.5 Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle Beanstandungen bezüglich des Managementsystems von außerhalb des Unternehmens, etwa von Kunden, und ihre Behebungen aufzuzeichnen und dem Auditor im Audit vorzulegen.

2.6 Der Auftraggeber ist verpflichtet, jeglichen Schriftwechsel und alle Maßnahmen im Zusammenhang mit normativen Dokumenten und Normenforderungen des zutreffenden Zertifizierungsstandards dem Auditor im Audit auf Nachfrage vorzulegen.

2.7 Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle an ihn gerichteten Beanstandungen bezüglich der Konformität eines zertifizierten Produktes oder Prozesses mit den Anforderungen des Zertifizierungsstandards aufzuzeichnen, angemessene Maßnahmen einzuleiten, die durchgeführten Maßnahmen zu dokumentieren und dem Auditor auf Verlangen im Rahmen des Audits aufzuzeigen.

3. Eingesetzte Auditoren, Fachexperten und Begutachter und Beschwerderecht gegen die Zertifizierungsentscheidung
3.1 Der Auftraggeber hat das Recht, gegen die Benennung eines bestimmten Auditors bzw. Fachexperten Einspruch einzulegen, soweit ein nachvollziehbarer Grund gegen die Benennung spricht und der Einspruch entsprechend begründet wird.

3.2 Im Falle des Einsatzes von nicht der DIM Cert angehörigen Auditoren (externe Auditoren) ist eine Zustimmung des Auftraggebers für den Einsatz dieser Auditoren erforderlich. Diese Zustimmung gilt als erteilt, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb von einer Woche nach Benennung des externen Auditors gegenüber dem Auftraggeber gegen dessen Einsatz Einspruch einlegt.

3.3 Die DIM Cert GmbH ist bei akkreditierten Zertifizierungsverfahren berechtigt, Begutachter des betreffenden Akkreditierers zur Beobachtung im Audit zuzulassen.

3.4 Bei Beschwerden über die Zertifizierungsentscheidung der DIM Cert GmbH kann mit Zustimmung des Auftraggebers das Kontrollausschusses zur Sicherung der Unparteilichkeit oder ein Schiedsausschuss eingeschaltet werden.

4. Umfang des Nutzungsrechts für Zertifikate und Zertifizierungszeichen
4.1 Soweit das vereinbarte Zertifizierungsverfahren mit positivem Ergebnis abgeschlossen wurde, erhält der Auftraggeber von der DIM Cert GmbH das entsprechende Zertifikat. Das Zertifikat hat die im Vertrag oder den Besonderen Zertifizierungsbedingungen der DIM Cert GmbH festgelegte Laufzeit.

4.2 Mit Erteilung des Zertifikats gemäß Ziffer 4.1 erhält der Auftraggeber das einfache, nicht übertragbare und nicht ausschließliche Recht, das Zertifizierungszeichen gemäß den in Ziffern 4.3 bis 4.15 genannten Bedingungen während der festgelegten Laufzeit des Zertifikats zu nutzen. Dies gilt auch, wenn er auf seine Zertifizierung in Kommunikationsmedien, wie Dokumenten, Prospekten oder Werbematerialien Bezug nimmt.

4.3 Die Genehmigung zur Nutzung des von der DIM Cert GmbH erstellten Zertifikates und eines Zertifizierungszeichens gilt ausschließlich für die im Geltungsbereich des Zertifikates genannten Unternehmensbereiche des Auftraggebers. Die Nutzung für nicht genannte Bereiche ist ausdrücklich untersagt.

4.4 Das Zertifizierungszeichen für die Zertifizierung des Managementsystems darf nur vom Auftraggeber und nur in unmittelbarer Verbindung mit dem Firmennamen oder dem Firmenzeichen des Auftraggebers genutzt werden. Es darf nicht auf oder in Bezug auf ein Produkt des Auftraggebers angebracht werden. Das gilt auch für die Verpackung von Produkten, für Laborprüfberichte, Kalibrierscheine oder Inspektionsberichte.

4.5 Der Auftraggeber verpflichtet sich, das Zertifikat und das Zertifizierungszeichen nur so zu nutzen, dass eine der Zertifizierung entsprechende Aussage über das Unternehmen / den Unternehmensbereich des Auftraggebers gemacht wird. Der Auftraggeber hat ferner dafür Sorge zu tragen, dass nicht der Eindruck entsteht, es habe sich bei der Zertifizierung um eine amtliche Überprüfung oder bei der Systemzertifizierung um eine Produktprüfung gehandelt.

4.6 Der Auftraggeber ist nicht befugt, Änderungen auf dem Zertifikat oder am Zertifizierungszeichen vorzunehmen.

4.7 Der Auftraggeber ist verpflichtet, durch das Erscheinungsbild in seiner Werbung und dergleichen klarzustellen, dass es sich um eine freiwillige, auf Grund einer privatrechtlichen Vereinbarung durchgeführte Zertifizierung handelt.

4.8 Das Nutzungsrecht erlischt, wenn kein gültiges Zertifikat vorliegt, insbesondere bei Ablauf der Zertifikatslaufzeit oder der Nichtdurchführung von erforderlichen Überwachungsaudits.

4.9 Das Recht des Auftraggebers, das Zertifikat oder das Zertifizierungszeichen zu nutzen, endet mit sofortiger Wirkung, ohne dass es einer Kündigung bedarf, wenn der Auftraggeber das Zertifikat und/oder das Zertifizierungszeichen in einer gegen die Bestimmungen von Ziffer 4.1 bis 4.8 verstoßenden Weise oder sonst in vertragswidriger Weise nutzt.

4.10 Das Recht des Auftraggebers, das Zertifikat oder das Zertifizierungszeichen zu nutzen, endet mit sofortiger Wirkung im Falle einer wirksamen ordentlichen Kündigung in der vereinbarten Frist oder einer berechtigen außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund.

4.11 Das Nutzungsrecht erlischt weiterhin automatisch, soweit ordnungsrechtlich oder gerichtlich die Aufrechterhaltung des Zertifikates untersagt wird.

4.12 Bei Beendigung des Nutzungsrechtes ist der Auftraggeber verpflichtet, das Zertifikat an die DIM Cert GmbH herauszugeben.

4.13 Bei Zuwiderhandlung gegen vertragliche Bestimmungen bleibt die Geltendmachung etwaiger Schadensersatzansprüche der DIM Cert GmbH vorbehalten.

4.14 Die Zertifizierung darf nicht in einer Form angewendet werden, welche die DIM Cert GmbH in Verruf bringt.

4.15 Der Auftraggeber ist nicht berechtigt, Erklärungen über seine Zertifizierung abzugeben, welche die DIM Cert GmbH als irreführend und nicht autorisiert ansehen kann.

4.16 Ist absehbar, dass die Zertifizierungsanforderungen des Auftraggebers nur temporär nicht erfüllt werden, kann die Zertifizierung ausgesetzt werden. Während dieser Zeit darf der Auftraggeber nicht mit der Zertifizierung werben. Der Status wird in dem zugänglichen Verzeichnis gemäß Ziffer 5 als ausgesetzt geführt.

4.17 Wird der Grund zur Aussetzung nicht im vereinbarten Zeitraum behoben, erfolgt der Entzug der Zertifizierung.

5. Verzeichnis der Zertifizierten Unternehmen
5.1 Die DIM Cert GmbH führt ein Verzeichnis der zertifizierten Unternehmen mit Angaben des Geltungsbereiches.

5.2 Ausgesetzte Zertifizierungen gemäß Ziffer 4.16 und entzogene Zertifikate gemäß den Ziffern 4.9, 4.17 sowie ein Zertifikatsentzug im Falle der Nichteinhaltung des im Rahmen eines Zertifizierungsverfahrens vorgesehenen Zeitfensters zur Auditierung / Leistungserbringung (zum Beispiel bei der Durchführung von Überwachungsaudits) fließen in das Verzeichnis ein.

5.3 Die DIM Cert GmbH ist berechtigt, das in Ziffer 5.1 genannte Verzeichnis der Öffentlichkeit auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.

II. BESONDERE ZERTIFIZIERUNGSBEDINGUNGEN

Die hier aufgeführten Regelungen gelten bei akkreditierten Zertifizierungsverfahren zusätzlich zu den vorstehenden Allgemeinen Zertifizierungsbedingungen und nur für akkreditierte Zertifizierungsverfahren, also Verfahren auf Grundlage eines nationalen oder internationalen Regelwerks mit Akkreditierung, Zulassung oder Anerkennung ("akkreditierte Zertifizierungsverfahren“). Soweit in diesen Besonderen Zertifizierungsbedingungen von "Akkreditierer“ gesprochen wird, umfasst dies auch Zulassungsorganisationen und Anerkennungsorganisationen. Die Bezeichnungen "Akkreditierungsvorgaben“, "Akkreditierungsanforderungen“, "Akkreditierungsstandards“ und "Akkreditierungsverfahren“ gelten entsprechend für die Vorgaben und Verfahren der Zulassungs- oder Anerkennungsorganisationen. Bei akkreditierten Zertifizierungsverfahren gelten allgemein gültige, internationale Akkreditierungsstandards und eventuelle Ausführungsrichtlinien dazu, zertifizierungsstandardspezifische Akkreditierungsstandards und eventuelle Ausführungsrichtlinien dazu, Zertifizierungsstandards und eventuelle Ausführungsrichtlinien dazu sowie Akkreditierungsvorgaben des jeweiligen Akkreditierers. Dies sind insbesondere:

• - Allgemein gültige internationale Akkreditierungsstandards: z.B. ISO/IEC 17021, ISO 19011.
• - Zertifizierungsstandards wie ISO 9001, ISO 14001, ISO 17024, ISO 45011
• - Akkreditierungsvorgaben des jeweiligen Akkreditierers.

1. Allgemeine Bedingungen für akkreditierte Zertifizierungsverfahren
 

1.1 Zertifizierungsaudit

1.1.1 Das Zertifizierungsaudit wird in zwei Stufen durchgeführt. Stufe 1 dient dazu, einen Überblick über das Managementsystem und den Umsetzungsstatus zu erlangen. Mit diesen Informationen kann dann die Stufe 2 des Audits erfolgen, in der die Umsetzung und Einhaltung des Management-Systems überprüft wird.

1.1.2 Das Stufe 1 und Stufe 2 Audit können grundsätzlich unmittelbar aufeinander erfolgen. Sollte allerdings das Stufe 1 Audit ergeben, dass die Zertifizierbarkeit noch nicht gegeben ist, kann das Stufe 2 Audit nicht unmittelbar im Anschluss durchgeführt werden. Vielmehr muss in diesem Fall zunächst die Zertifizierbarkeit durch den Auftraggeber hergestellt werden. Die sich daraus ergebenden zusätzlichen eigenen Kosten des Auftraggebers und Kosten der DIM CERT GmbH, einschließlich Reisekosten, Reisezeiten, Ausfallzeiten gehen zu Lasten des Auftraggebers.
 

1.1.3 Stufe 1 und Stufe 2 Audit dürfen nicht länger als 6 Monate auseinander liegen. Liegen mehr als 6 Monate zwischen Stufe 1 und Stufe 2 Audit muss Stufe 1 wiederholt werden. Die sich daraus ergebenden zusätzlichen eigenen Kosten des Auftraggebers und Kosten der DIM Cert GmbH, einschließlich Reisekosten, Reisezeiten, Ausfallzeiten gehen zu Lasten des Auftraggebers.
 

1.1.4 Bei der Ermittlung des Abstandes zwischen Stufe 1 und Stufe 2 Audit werden sowohl die Erfordernisse des Auftraggebers wie auch ausreichend Zeit zur Korrektur von Schwachstellen in Betracht gezogen. In der Regel liegt der zeitliche Schwerpunkt beim Stufe 2 Audit.

1.2 Überwachungsaudit

1.2.1 Zur Aufrechterhaltung der Gültigkeit des Zertifikates sind mindestens jährliche Überwachungsaudits vor Ort durchzuführen, in einem Abstand von jeweils 12 Monaten. Der Fälligkeitstag richtet sich nach dem letzten Audittag des Zertifizierungsaudits. Überwachungsaudits dürfen bis zu 3 Monate vor der Fälligkeit durchgeführt werden und müssen exakt bis zum Fälligkeitstag durchgeführt sein.

1.2.2 Um diese Fristen auch bei kurzfristig notwendigen Terminverschiebungen noch einhalten zu können, sollten die Überwachungstermine möglichst so geplant werden, dass sie am Anfang der genannten Karenzzeit liegen.

1.3 Wiederholungsaudit

1.3.1 Zur Verlängerung der Zertifizierung für weitere drei Jahre ist vor Ablauf der Gültigkeitsdauer ein Wiederholungsaudit (Rezertifizierungsaudit) beim Auftraggeber durchzuführen.

1.3.2 Das Verfahren entspricht dem des Zertifizierungsaudits, wobei die Notwendigkeit und der Umfang des Stufe 1 Audits in Abhängigkeit von den Änderungen im Management-System und den bisherigen Auditerkenntnissen festgelegt wird.

1.3.3 Bis maximal 6 Monate nach Ablauf der Gültigkeit kann ein Audit mit dem Aufwand eines Wiederholungsaudits durchgeführt werden, wenn auch die Zertifizierungsentscheidung innerhalb der 6 Monate erfolgt ist. Bei erfolgreicher Rezertifizierung verlängert sich die Laufzeit des Zertifikates, unabhängig vom zulässigen Audittermin, um 3 Jahre, ausgehend vom Ablauftermin des vorherigen Zertifikats.

1.4 Kurzfristig angekündigte Audits
Unter nachfolgenden Voraussetzungen kann ein kurzfristig angekündigtes, außerordentliches Audit erforderlich werden:

• Gravierende Beschwerden und andere der Zertifizierungsstelle bekannt gewordene Sachverhalte, die die Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems des Auftraggebers in Frage stellen und die sich die DIM Cert GmbH nicht auf dem Schriftwege oder im Rahmen des nächsten turnusmäßigen Audits beheben lassen (z.B. mutmaßliche Rechtsverletzungen des
• Auftraggebers oder seiner leitenden Mitarbeiter).
• Änderungen beim Auftraggeber, die die Fähigkeiten des Managementsystems derart beeinträchtigen, dass die Forderungen des Zertifizierungsstandards nicht mehr erfüllt werden.
• Als Konsequenz auf eine Aussetzung der Zertifizierung des Auftraggebers.

1.5 Verbundzertifizierungen

1.5.1 Verbundzertifizierungen können angewandt werden bei Unternehmen mit mehreren Produktionsstandorten oder bei Unternehmen mit Niederlassungen, die reine Außenstellenfunktionen haben.

1.5.2 Verbundzertifizierungen sind möglich, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Alle Standorte haben eine rechtliche oder vertragliche Bindung mit einer Zentrale.
• Die Produkte/Dienstleistungen aller Standorte müssen im Wesentlichen alle gleich sein und nach denselben Methoden und Verfahren hergestellt werden.
• Festlegung, Erstellung und Aufrechterhaltung eines einheitlichen Managementsystems, das für alle Niederlassungen / Produktionsstätten gilt.
• Überwachung des gesamten Managementsystems unter zentraler Anleitung durch den Managementbeauftragten der Zentrale.
• Dieser ist fachlich weisungsbefugt für alle Niederlassungen/ Produktionsstandorte.
• Vorliegen der internen Audits und des Management-Berichts für alle Niederlassungen/Produktionsstätten.
• Bestimmte Bereiche arbeiten zentral für alle Bereiche: Produkt und Verfahrensentwicklung, Beschaffung, Personalwesen u.a.

1.5.3 Bei Verbundzertifizierungen kann die Auditierung der Standorte vor Ort verteilt auf Zertifizierungs- und die Überwachungsaudits erfolgen. Die Zentrale muss jährlich zusätzlich zu den ausgewählten Standorten auditiert werden.

2. Standardspezifische Bedingungen für akkreditierten Zertifizierungsverfahren
Nachfolgend sind die zusätzlichen Bedingungen für bestimmte akkreditierte Zertifizierungsverfahren der DIM Cert GmbH aufgeführt, die zusätzlich zu den allgemeinen Zertifizierungsbedingungen für den jeweiligen nachfolgend aufgeführten spezifischen Standard gelten.

2.1 Ergänzende Bedingungen Umweltmanagementsysteme nach ISO 14001 und / oder EMAS

2.1.1 Diese ergänzenden Bedingungen gelten für die Zertifizierung von Umweltmanagementsystemen nach:

• - ISO 14001
• - sowie nach EMAS (Eco Management Auditing Scheme).

2.1.2 Zusatzbedingungen ISO 14001 für Stufe 1 Audit:
Das Stufe 1 Audit ist bei der Erstzertifizierung grundsätzlich vor Ort (on site) durchzuführen.
Nur unter folgenden Bedingungen muss ein Stufe 1 Audit nicht zwingend vor Ort durchgeführt werden:

• - der Auftraggeber sowie seine typischen Umweltaspekte sind dem Auditteam aus vorherigen Audits bekannt, oder
• - der Auftraggeber hat bereits ein nach ISO 14001 oder EMAS zertifiziertes Managementsystem, oder
• - die Umweltrelevanz der Standorte des Auftraggebers ist überwiegend als niedrig oder begrenzt eingestuft

Die Dokumentenprüfung muss neben der gültigen System-Dokumentation auch eine Übersicht der Umweltaspekte und umweltrechtlichen Anforderungen (inkl. umweltrechtlicher Genehmigungen) des Auftraggebers umfassen.

2.1.3 Für Verfahren nach EMAS gilt neben der grundlegenden EU-Verordnung in Deutschland insbesondere das Umweltauditgesetz (UAG) inkl. UAGGebührenverordnung